La nécessaire autorisation de l'employeur pour transmettre des documents à l'Urssaf

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Le fait pour un inspecteur de l'URSSAF (union de recouvrement pour la Sécurité sociale et les allocations familiales) de demander des documents directement à un salarié de l'entreprise, sans autorisation de l'employeur pour ce faire, entraîne la nullité du contrôle et du redressement ultérieur. Tel est l'enseignement que nous pouvons tirer de l'arrêt rendu par la deuxième chambre civile de la Cour de cassation le 28 septembre 2023 (Cass. soc., 28 sept. 2023, n° 21-21.633).

S'il est établi que les inspecteurs du recouvrement ne peuvent pas demander à des tiers à une entreprise la communication de documents la concernant sans les avoir demandés également à l'employeur (Cass. 2e civ., 31 mars 2016, n° 15-14.683 ; Cass. 2e civ., 7 juin. 2022 n° 20-18.471), la question de la régularité d'un redressement effectué par un agent de l'URSSAF sur la base d'un document qui lui a été communiqué par un salarié de l'entreprise contrôlée se posait.

En l'espèce, une inspectrice du recouvrement, par un e-mail dont le destinataire était non pas l'employeur cotisant, mais un comptable salarié de la société contrôlée, lui avait demandé, lors d'un contrôle, de remplir des tableaux portant sur l'application par la société d'une réduction sociale pour certains employés, avec une date limite.
Selon les propos du comptable, il avait dû travailler de son domicile et en dehors de ses heures de travail, pendant plusieurs semaines, pour respecter les délais imposés par l'inspectrice.

Devant la cour d'appel de Pau, le cotisant invoquait l'irrégularité du contrôle en soutenant que l'e-mail avait été adressé, non pas au cotisant, mais au comptable salarié de la société contrôlée. Tandis que pour l'URSSAF, la procédure n'était pas irrégulière puisque l'inspectrice avait eu contact avec le service comptabilité, si bien que c'est de façon normale qu'elle avait adressé sa demande de complément d'information à ce service.

Néanmoins, la cour d'appel se range du côté du cotisant contrôlé et juge les opérations de contrôle irrégulières en soulignant le fait que l'agent de l'URSSAF avait directement demandé au service de la comptabilité de lui fournir, par mail, un tableau, sur la base duquel le redressement litigieux avait été opéré, alors que ce document ne figurait pas dans la liste des documents consultés, et qu'il avait été transmis par un salarié qui n'avait pas reçu d'autorisation de l'employeur pour ce faire.

Ainsi, la cour devait répondre à la question de savoir si un agent du recouvrement peut demander aux salariés de l'entreprise dépourvus d'autorisation expresse de leur employeur, la communication des documents nécessaires au contrôle ?

Elle répond par la négative et se réfère à l'article R243-59 du Code de la Sécurité sociale pour juger que
« le document que les inspecteurs du recouvrement communiquent à l'employeur ou au travailleur indépendant à l'issue du contrôle mentionne notamment les documents consultés. Il résulte de ces mêmes dispositions que les inspecteurs du recouvrement ne sont pas autorisés à solliciter des documents d'un salarié de l'employeur qui n'a pas reçu délégation à cet effet ».

Cette application rigoureuse de l'article R243-59 du Code de la sécurité sociale oblige les inspecteurs du recouvrement à se soumettre à un formalisme strict s'ils ne veulent pas que leurs contrôles et leurs redressements subséquents soient jugés comme irréguliers.

Ce faisant, la cour délimite les pouvoirs et droits des agents de l'URSSAF qui ne peuvent pas faire fi de la loi lors de leurs contrôles et redressements éventuels.